Adjoint au chef du service Vie Associative – Responsable des équipements associatifs et communaux (F/H)

Au cœur du dynamisme local, notre commune s'appuie sur un tissu associatif riche, engagé et vecteur de lien social. Afin de consolider cet accompagnement et de garantir la performance opérationnelle de nos infrastructures municipales, nous recrutons notre futur Adjoint au chef du service Vie associative et responsable des équipements associatifs et communaux.

Rattaché(e) directement au chef de service, vous occupez une fonction stratégique et transversale. Vous combinez un rôle d'expertise administrative et de conseil auprès du secteur associatif avec la gestion opérationnelle, financière et réglementaire des bâtiments communaux (Maison des associations et salles emblématiques telles que le Koïfhus, les Catherinettes, la salle des Familles et le château Kiener). Vous encadrez une équipe dédiée de 7 agents pour offrir un service public de haute qualité aux usagers.

Missions et activités principales :

Accompagnement et structuration du mouvement associatif du territoire :

• Apporter un conseil méthodique et un appui stratégique au service sur les dossiers complexes ; rédiger des notes d’arbitrage et d’instruction structurantes.

• Accueillir, informer et guider les bénévoles et porteurs de projets (dispositifs municipaux, démarches administratives, financements et cadre réglementaire).

• Contribuer à l’organisation de temps d'information et de formation à destination des acteurs associatifs locaux.

• Accompagner les projets associatifs, remobiliser les structures lors des événements municipaux et promouvoir les initiatives locales auprès des habitants et partenaires.

Gestion administrative et opérationnelle des bâtiments et équipements :

• Assurer le suivi budgétaire de l’entretien et du fonctionnement des structures (Maison des associations, Koïfhus, Catherinettes, salle des familles, château Kiener) et gérer rigoureusement les approvisionnements (stocks de matériel et produits d'entretien).

• Élaborer des procédures optimales de gestion des équipements en favorisant la simplification, la structuration et la dématérialisation.

• Superviser les calendriers d’occupation, coordonner les interventions, structurer la planification des activités et veiller aux éléments de facturation.

  
  
  

Management et encadrement des équipes de terrain :

• Manager, coordonner et évaluer une chargée de gestion locative et 6 concierges (affectés à la Maison des associations et aux salles communales).

• Fixer les plannings, suivre l'activité, organiser les congés et formations dans le respect de la réglementation, en garantissant la continuité du service et le développement des compétences.

• Superviser la préparation des salles, veiller à la tenue constante des espaces, maintenir un contact de terrain avec les occupants et veiller au strict respect des règles d’hygiène, de sécurité et des temps de travail.

Coordination administrative et conformité réglementaire des ERP :

• Formaliser, actualiser et diffuser les protocoles de sécurité (ERP, hygiène et sécurité au travail) ; élaborer les notes de validation et piloter les plans de prévention en lien avec l'assistant de prévention référent.

• Préparer et suivre les visites de la Commission Communale de Sécurité et d’Accessibilité, piloter les certifications obligatoires et réaliser une veille juridique continue.

• Suivre les contrats d’entretien, coordonner les opérations de maintenance avec les services techniques et piloter le suivi administratif des projets de rénovation.

  
  

Activités complémentaires :

• Apporter un appui transversal sur des projets portés par le service événementiel (coordination d'événements associatifs).

• Participer aux Assemblées Générales et temps forts du secteur associatif local.