Chef du service évènementiel (F/H)

Sous l'autorité de la directrice de la communication, de l’événementiel et de la vie associative, conçoit, pilote et met en œuvre la politique événementielle de la collectivité territoriale, en lien avec les orientations stratégiques de la collectivité. Assure le management du service et la coordination de l'ensemble des acteurs internes et externes impliqués dans l'organisation des événements.

A ce titre, les missions principales sont les suivantes :

Définition et programmation stratégique :

Contribuer à l'élaboration de la stratégie événementielle de la collectivité, en phase avec les objectifs de la Municipalité (attractivité, cohésion sociale, valorisation du patrimoine, etc.) et veiller à sa déclinaison opérationnelle

Proposer, planifier et coordonner la programmation annuelle et pluriannuelle des événements municipaux (cérémonies officielles, manifestations culturelles, sportives, festives, commémorations, inaugurations, salons, forums, etc.) de manière cohérente.

Concevoir les notes d’arbitrage et centraliser les retours des services.

Réaliser une veille sectorielle des tendances événementielles et des bonnes pratiques.

Conception et organisation des événements :

Prendre en charge la conception détaillée des événements : définition des objectifs, des cibles, des formats, des contenus, des plannings et des budgets prévisionnels

Assurer le montage des dossiers techniques, administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation des événements

Rechercher et mobiliser des financements externes pour soutenir les projetsCoordonner l'ensemble des phases opérationnelles : recherche de prestataires, négociation, contractualisation, suivi des livrables

Coordonner les équipes internes et les partenaires externes (associations, entreprises, institutions)

Gestion budgétaire et administrative :

Élaborer, suivre et optimiser les budgets alloués aux événements en lien avec le responsable administratif et financier

Assurer le suivi administratif et financier des marchés publics et des conventions avec les prestataires et partenaires

Évaluer et communiquer les aides en nature apportées par la collectivité sur les événements

Rédiger les bilans financiers et d'activité des événements

Participer à l'élaboration et au suivi des budgets du service en lien avec la responsable administrative et financière de la direction 

Management du service :

Encadrer et animer une équipe composée d'agents administratifs et techniques dédiés à l'événementiel dans un souci de développement des compétences

Veiller au respect des règles de sécurité au travail

Sécurité et réglementation des manifestations :

Veiller au respect de la réglementation en vigueur en matière de sécurité et d’accessibilité des manifestations publiques

Mettre en place et suivre les dispositifs de sécurité et de secours

Instruire les demandes d'autorisation auprès des autorités compétentes

Suivi des relations partenariales et transversales :

Développer et entretenir un réseau de partenaires (institutionnels, associatifs, privés)

Assurer la transversalité et la coordination avec les autres services de la collectivité

Évaluation et suivi des actions :

Mettre en place des outils d’organisation, d'évaluation de la satisfaction et de l'impact des événements

Réaliser des bilans qualitatifs et quantitatifs post-événement et proposer des axes d'amélioration

Liste des activités non exhaustive, évolutive au vu des besoins du service