Assistant de gestion administrative – Chargé d’accueil (F/H) Temps non complet 80%

L'assistant.e de gestion administrative au sein du services des assemblées et de l'accueil général sera en charge de l'accueil physique et téléphonique du public.

Missions principales :

• Réception des objets, et enregist

• rement dans le logiciel, puis rangement avec numéro et année dans une armoire prévue à cet usage.

• Des recherches sont faites sur internet si possible pour retrouver l’adresse du domicile ou le numéro de téléphone de la personne dont l’objet a été retrouvé.

• Réception des objets appartenant à des personnes non colmariennes, exemple pour les portefeuilles avec des documents importants comme la carte d’identité, carte bancaire, carte vitale, etc…, puis transmission de ces objets soit à la mairie ou à l’ambassade de ressort.

• Concernant les clés : elles sont souvent déposées au bureau des O.T., par des agents de propreté ou du public. Chaque mois, mise à jour du tableau « d’accrochage des clés » (tableau sur 3 mois) retrouvées en indiquant sur un papier la date d’arrivée au service.

• Lors de la restitution des clés, une signature est demandée sur un récépissé à la personne qui récupère ses clés.

• Accueil du public pour la restitution des objets (documents à signer après remise) mais aussi pour tous renseignements concernant une perte/vol si l’objet est retrouvé.

Activités complémentaires :

• Accueil du public concernant l’aide à l’achat d’un vélo neuf classique ou électrique avec les explications pour la participation de la ville de Colmar, et remise du formulaire à fournir et à remplir pour obtenir cette aide.

• Enregistrement informatique des demandes de participation pour l’achat d’un vélo.

• Enregistrement informatique des vélos par liste de magasin (jour par jour).

• Enregistrement sur logiciel spécifique et dans classeur une fois par semaine date d’autocollant retour du coupon rempli, daté et signé par l’agent de Colmar vélo – Vélo docteurs, puis enregistrer la date de gravage

• sur logiciel spécifique destiné au service de la voirie et du domaine public, pour que ceux-ci puissent effectuer le virement sur le compte bancaire ou postal de la personne qui a procédé à l’achat d’un vélo neuf.

• Enregistrement de vélo perdu ou volé sur le logiciel « statistiques vélo » :

• Description du vélo, la marque, la couleur, l’état, et la date de la réception, en cas d’identification par son propriétaire, un garage à vélos est à disposition du public pour récupérer leur vélo.

• Une vente aux enchères publiques de cycles non récupérés est effectuée une fois par an. 

Liste de activités non exhaustive, pouvant évoluer en fonction des besoins du service.